Nutzungsbedingungen (Terms of Service)

1. Geltungsbereich & Definitionen

1.1 Anwendungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für die Nutzung der SaaS-Plattform InvoiceSnap und aller damit verbundenen Dienste, Funktionen und Anwendungen.

Zusammen mit diesen Nutzungsbedingungen gelten:

• Datenschutzerklärung
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
• Geschäftsbedingungen von Paddle (für Zahlungen und Abonnements)

1.2 Definitionen

• "Dienst" / "InvoiceSnap": Die SaaS-Plattform zur Erstellung von Dokumenten (Rechnungen, Angebote) und Extraktion von Daten mittels KI, bereitgestellt unter invoicesnap.de
• "Nutzer" / "Sie": Jede Person oder juristische Person, die InvoiceSnap nutzt
• "Abonnement": Der kostenpflichtige Zugang zu einem InvoiceSnap-Paket (Professional oder Business)
• "Paddle": Paddle.com Market Ltd, unser autorisierter Zahlungsdienstleister und Reseller
• "Nutzerdaten": Alle Daten, die Sie in InvoiceSnap eingeben oder erstellen (Rechnungen, Kundendaten, Dokumente, etc.)

1.3 Ausschluss von Verbrauchern

InvoiceSnap richtet sich ausschließlich an Gewerbetreibende, Freiberufler und Unternehmen. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen. Mit der Registrierung bestätigen Sie, dass Sie als Unternehmer handeln.

Der Anbieter führt vor Vertragsschluss keine gesonderte Prüfung des Unternehmerstatus durch, vertraut jedoch auf die Angaben des Nutzers. Sollte sich herausstellen, dass ein Nutzer entgegen seiner Bestätigung als Verbraucher handelt, ist der Anbieter berechtigt, den Account und das Vertragsverhältnis ohne Einhaltung einer Frist sofort zu sperren und zu kündigen.

2. Leistungsgegenstand & Funktionsumfang

2.1 Beschreibung des Dienstes

InvoiceSnap ist eine cloudbasierte Software (SaaS) zur:

• Erstellung von Rechnungen, Angeboten und anderen Geschäftsdokumenten
• KI-gestützten Extraktion von Rechnungsdaten aus Bildern und PDFs
• Verwaltung von Kunden, Produkten und Dokumentvorlagen
• Generierung von PDF-Dokumenten

2.2 Verfügbare Pakete

InvoiceSnap bietet folgende Nutzungsmodelle:

• Free: Begrenzter kostenloser Zugang mit reduzierten Funktionen
• Professional: Erweiterte Funktionen inkl. KI-Unterstützung
• Business: Vollumfängliche Funktionen mit erhöhten Limits

Die genauen Funktionen und Limits der einzelnen Pakete sind auf der Pricing-Seite einsehbar und können vom Anbieter angepasst werden.

2.3 KI-Funktionen

Die KI-gestützte Datenextraktion erfolgt auf "Best-Effort"-Basis. Der Anbieter übernimmt keine Garantie für die Vollständigkeit oder Richtigkeit der extrahierten Daten. Sie sind verpflichtet, alle von der KI extrahierten Daten vor der Weiterverarbeitung zu überprüfen. Eine Haftung für Schäden, die aus der ungeprüften Übernahme von KI-Vorschlägen resultieren (z.B. fehlerhafte Berechnungen oder Steuerangaben), ist gemäß Ziffer 8 dieser Bedingungen ausgeschlossen.

2.4 Änderungen am Funktionsumfang

Der Anbieter behält sich vor, Funktionen zu erweitern, zu ändern oder einzustellen. Wesentliche Änderungen werden mit einer Frist von 30 Tagen angekündigt. Bei nachteiligen Änderungen haben Sie ein Sonderkündigungsrecht gemäß Ziffer 9.2.

3. Registrierung & Zugang

3.1 Account-Erstellung

Für die Nutzung von InvoiceSnap ist eine Registrierung erforderlich. Sie müssen wahrheitsgemäße und vollständige Angaben machen und diese aktuell halten.

3.2 Zugangsdaten

Sie sind für die Geheimhaltung Ihrer Zugangsdaten verantwortlich. Alle Aktivitäten unter Ihrem Account werden Ihnen zugerechnet.

3.3 Mehrbenutzer-Zugang

Bei Paketen mit Mehrbenutzer-Zugang sind Sie für alle Handlungen der von Ihnen autorisierten Nutzer verantwortlich.

4. Abonnements & Zahlungsabwicklung über Paddle

4.1 Abonnementabschluss

Kostenpflichtige Abonnements werden über unseren Partner Paddle.com Market Ltd abgewickelt. Mit dem Kauf eines Abonnements schließen Sie einen separaten Vertrag mit Paddle für die Zahlungsabwicklung ab.

4.2 Preise & Steuern

Die aktuellen Preise sind auf der Pricing-Seite einsehbar. Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Paddle berechnet automatisch die korrekte Mehrwertsteuer basierend auf Ihrem Standort.

4.3 Zahlungsbedingungen

• Zahlungen erfolgen ausschließlich über Paddle
• Akzeptierte Zahlungsmethoden: Kreditkarte, PayPal, etc. (von Paddle bereitgestellt)
• Abonnements werden monatlich oder jährlich im Voraus abgerechnet
• Die Rechnung für Ihr Abonnement erhalten Sie von Paddle

4.4 Automatische Verlängerung

Abonnements verlängern sich automatisch, sofern Sie nicht vor Ablauf der Laufzeit kündigen. Die Kündigung des Abonnements erfolgt über Ihr Paddle-Kundenkonto oder über die InvoiceSnap-Einstellungen.

4.5 Upgrade & Downgrade

• Upgrade: Erfolgt sofort, die Preisdifferenz wird anteilig berechnet
• Downgrade: Wird zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode wirksam

4.6 Widerrufsrecht und Rückerstattungen

In Übereinstimmung mit den Bedingungen unseres Zahlungspartners Paddle gewähren wir eine 14-tägige Rückerstattungsrichtlinie (Right to Cancel). Kunden können ihre Vertragserklärung innerhalb von 14 Tagen nach der ersten Zahlung ohne Angabe von Gründen widerrufen und eine vollständige Rückerstattung erhalten.

Dabei gilt für unsere verschiedenen Pläne:

• Jahrespläne: Diese beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase. Die 14-tägige Rückerstattungsfrist beginnt mit der ersten tatsächlichen Belastung Ihres Zahlungsmittels nach Ablauf des Testzeitraums.
• Monatspläne: Da hier keine Testphase vorangestellt ist, beginnt die 14-tägige Rückerstattungsfrist unmittelbar mit dem Zeitpunkt der ersten Transaktion.

Für Rückerstattungsanfragen wenden Sie sich bitte direkt an Paddle oder unseren Support. Gesetzliche Gewährleistungsrechte bleiben hiervon unberührt.

4.7 Zahlungsverzug

Bei Zahlungsverzug oder fehlgeschlagener Zahlung kann Paddle Ihr Abonnement aussetzen. Der Anbieter kann in diesem Fall Ihren Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen sperren.

4.8 Preisänderungen

Der Anbieter behält sich vor, die Preise mit einer Frist von 30 Tagen zu ändern. Preisänderungen gelten erst ab der nächsten Verlängerung Ihres Abonnements. Bei Preiserhöhungen haben Sie ein Sonderkündigungsrecht.

5. Ihre Pflichten & Verantwortlichkeiten

5.1 Eigenverantwortung für Dokumente

5.2 Keine Garantie für Compliance

Der Anbieter übernimmt keine Gewähr dafür, dass die mit InvoiceSnap erstellten Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie tragen das volle Risiko für mögliche steuerliche oder rechtliche Konsequenzen.

5.3 Korrekte Dateneingabe

Sie sind verantwortlich für die Richtigkeit und Vollständigkeit aller von Ihnen eingegebenen Daten. Der Anbieter haftet nicht für Fehler, die auf falscher Dateneingabe beruhen.

5.4 Prüfpflicht bei KI-Extraktion

Bei Nutzung der KI-gestützten Datenextraktion sind Sie verpflichtet, alle extrahierten Daten zu überprüfen und ggf. zu korrigieren. Die KI dient lediglich als Unterstützung und ersetzt keine manuelle Kontrolle.

5.5 Verbotene Nutzung

Untersagt sind insbesondere:

• Verbreitung illegaler, betrügerischer oder rechtswidriger Inhalte
• Verletzung von Rechten Dritter (Urheberrecht, Persönlichkeitsrechte, etc.)
• Reverse-Engineering, Dekompilierung oder Nachbau der Software
• Übermäßige Nutzung (Spam, automatisierte Massenerstellung)
• Umgehung von Nutzungsbeschränkungen oder Limits
• Weitergabe von Zugangsdaten an Dritte

5.6 Folgen bei Verstößen

Bei Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen kann der Anbieter:

• Ihren Zugang sperren oder einschränken
• Inhalte löschen
• Den Vertrag fristlos kündigen
• Schadensersatzansprüche geltend machen
• Strafverfolgungsbehörden einschalten

6. Verfügbarkeit & Service Level

6.1 Verfügbarkeit

Der Anbieter strebt eine bestmögliche Verfügbarkeit im Rahmen der technischen Möglichkeiten an. Eine garantierte Verfügbarkeit (SLA) wird jedoch nicht geschuldet.

6.2 Wartungsarbeiten

Der Anbieter behält sich vor, Wartungsarbeiten durchzuführen, die zu vorübergehenden Einschränkungen führen können. Geplante Wartungen werden nach Möglichkeit vorab angekündigt.

6.3 Technische Störungen

Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle oder Störungen, die auf Ursachen außerhalb seines Einflussbereichs beruhen, insbesondere:

• Ausfälle der Google Cloud Platform
• Störungen der Internetverbindung
• Fehler bei Drittanbietern (z.B. Google Firebase, Gemini AI)
• Höhere Gewalt (Naturkatastrophen, Cyberangriffe, behördliche Anordnungen, etc.)

7. Urheberrecht & Datenrechte

7.1 Rechte an der Software

Alle Rechte an InvoiceSnap (Software, Quellcode, Design, Marken, UI/UX) verbleiben beim Anbieter. Sie erhalten lediglich ein nicht-exklusives, nicht-übertragbares Nutzungsrecht für die Dauer Ihres Abonnements.

7.2 Ihre Datenrechte

Sie behalten alle Rechte an Ihren Nutzerdaten. Der Anbieter erwirbt keinerlei Eigentumsrechte an Ihren Rechnungen, Kundendaten oder sonstigen Inhalten.

7.3 Lizenz zur Datenverarbeitung

Sie räumen dem Anbieter das Recht ein, Ihre Nutzerdaten ausschließlich zum Zweck der Leistungserbringung zu verarbeiten. Details regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

7.4 Anonymisierte Nutzungsdaten

Der Anbieter darf anonymisierte Nutzungsstatistiken (ohne Personenbezug) für interne Zwecke (Produktverbesserung, Fehleranalyse) verwenden.

8. Haftung & Gewährleistung

8.1 Bereitstellung "as is"

Die Software wird "as is" (wie besehen) bereitgestellt. Der Anbieter übernimmt keine Garantie für:

• Fehlerfreiheit oder unterbrechungsfreien Betrieb
• Eignung für einen bestimmten Zweck
• Richtigkeit von KI-Extraktionen oder Berechnungen
• Aktualität von Vorlagen oder rechtlichen Hinweisen

8.2 Haftungsbeschränkung

Der Anbieter haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und ist der Höhe nach beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

8.3 Haftungshöchstbetrag

8.4 Ausschluss mittelbarer Schäden

Eine Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden oder entgangenen Gewinn ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen. Dies umfasst insbesondere:

• Steuernachzahlungen aufgrund fehlerhafter Rechnungen
• Bußgelder oder Strafen
• Verlorene Geschäftschancen
• Datenverlust (soweit Sie kein Backup erstellt haben)
• Reputationsschäden

8.5 Keine Haftung für Drittanbieter & Archivierung

Der Anbieter haftet nicht für Fehler oder Ausfälle von Drittanbietern oder Integrationen (z.B. Google Cloud, Firebase, KI-Modelle). Da Rechnungs-PDFs systembedingt nicht gespeichert werden, ist eine Haftung des Anbieters für die rechtssichere Archivierung dieser Dokumente ausgeschlossen.

8.6 Gesetzliche Haftung

Unberührt bleibt die zwingende Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

8.7 Freistellung

Sie verpflichten sich, den Anbieter von allen Ansprüchen Dritter freizustellen, die aus Ihrer missbräuchlichen oder rechtswidrigen Nutzung von InvoiceSnap resultieren. Dies umfasst auch angemessene Rechtsverteidigungskosten.

9. Kündigung & Vertragsende

9.1 Kündigung durch den Nutzer

Sie können Ihr Abonnement jederzeit über die InvoiceSnap-Einstellungen oder Ihr Paddle-Kundenkonto kündigen. Die Kündigung wird zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode wirksam. Bereits gezahlte Gebühren werden nicht erstattet.

9.2 Sonderkündigungsrecht

Bei wesentlichen nachteiligen Änderungen der Nutzungsbedingungen oder des Funktionsumfangs haben Sie ein Sonderkündigungsrecht innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe. Die Kündigung erfolgt mit sofortiger Wirkung.

9.3 Kündigung durch den Anbieter

Der Anbieter kann den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen ordentlich kündigen.

9.4 Außerordentliche Kündigung

Der Anbieter kann den Vertrag fristlos kündigen bei:

• Wesentlichem Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen
• Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen (nach Sperrung durch Paddle)
• Illegaler oder betrügerischer Nutzung
• Gefährdung der Systemsicherheit

9.5 Zugang nach Kündigung

Nach Beendigung des Abonnements:

• Verlieren Sie den Zugang zu kostenpflichtigen Funktionen
• Können Sie auf die kostenlose Free-Version downgraden (mit eingeschränkten Funktionen)
• Bleiben Ihre Stammdaten (Kunden/Artikel) und Angebote für 90 Tage zum Export verfügbar (gilt nicht für Rechnungs-PDFs)

9.6 Datenexport & Löschung

Sie können Ihre Stammdaten und Angebote jederzeit über die Export-Funktion herunterladen. Nach 90 Tagen nach Vertragsende werden diese Daten gelöscht. Rechnungs-PDFs werden systembedingt unmittelbar nach der Erstellung bzw. dem Versand gelöscht und sind nicht Teil des Exports nach Vertragsende.

9.7 Löschung bei Inaktivität (Free-Version)

Wenn Sie nach Kündigung eines Abos weiterhin die Free-Version nutzen oder ausschließlich einen Free-Account betreiben, behält sich der Anbieter das Recht vor, Accounts, die länger als 12 Monate inaktiv waren (kein Login), inklusive aller enthaltenen Daten unwiderruflich zu löschen. Der Anbieter wird den Nutzer mindestens 4 Wochen vor der geplanten Löschung per E-Mail über die bevorstehende Löschung informieren.

10. Datenschutz & Auftragsverarbeitung

10.1 Datenschutzerklärung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß der Datenschutzerklärung.

10.2 Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Da Sie mit InvoiceSnap personenbezogene Daten Ihrer Kunden verarbeiten, ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO zwingend erforderlich. Dieser wird bei der Registrierung oder in den Account-Einstellungen mit Ihnen geschlossen. Der AVV ist hier einsehbar.

10.3 Ihre Rolle als Verantwortlicher

Für die in InvoiceSnap eingegebenen Kundendaten sind Sie der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Der Anbieter verarbeitet diese Daten nur in Ihrem Auftrag.

10.4 Datenstandort

Ihre Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU/EWR verarbeitet (Google Cloud Europe).

10.5 Datensicherheit

Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Details finden Sie im AVV.

11. Integrationen & API

11.1 Drittanbieter-Integrationen

InvoiceSnap kann Integrationen mit Drittanbietern anbieten (z.B. Export-Tools, Buchhaltungssoftware). Der Anbieter übernimmt keine Haftung für die Funktionsweise, Verfügbarkeit oder Datensicherheit dieser Drittdienste.

11.2 API-Nutzung

Die Nutzung der InvoiceSnap-API (sofern verfügbar) darf nur im Rahmen des Fair-Use-Prinzips erfolgen. Übermäßige oder missbräuchliche API-Nutzung kann zur Sperrung führen.

11.3 Drittanbieter-Schnittstellen (LetterXpress etc.)

Für die Nutzung von Drittanbieter-Schnittstellen (z.B. Briefversand via LetterXpress) ist die Hinterlegung eines eigenen API-Keys des jeweiligen Anbieters erforderlich. Sie sind allein verantwortlich für die Geheimhaltung dieses Keys sowie für die Sicherstellung eines ausreichenden Guthabens bei dem jeweiligen Drittanbieter. InvoiceSnap tritt hierbei lediglich als technisches Interface auf.

12. Änderungen der Nutzungsbedingungen

12.1 Änderungsrecht

Der Anbieter behält sich vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern. Änderungen werden Ihnen per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten mitgeteilt.

12.2 Zustimmung durch Nutzung

Wenn Sie den Dienst nach Inkrafttreten der Änderungen weiter nutzen, gelten die neuen Bedingungen als akzeptiert.

12.3 Widerspruchsrecht

Bei wesentlichen nachteiligen Änderungen können Sie innerhalb von 30 Tagen widersprechen und den Vertrag außerordentlich kündigen (siehe Ziffer 9.2).

12.4 Versionierung

Die aktuelle Version dieser Nutzungsbedingungen ist stets unter /nutzungsbedingungen abrufbar. Frühere Versionen werden archiviert.

13. Schlussbestimmungen

13.1 Anwendbares Recht

Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

13.2 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist – soweit gesetzlich zulässig – Schondorf am Ammersee bzw. das für diesen Ort zuständige Gericht.

13.3 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen am nächsten kommt.

13.4 Schriftform

Änderungen oder Ergänzungen dieser Nutzungsbedingungen bedürfen der Schriftform (oder Textform per E-Mail), sofern nicht in Ziffer 12 anders geregelt.

13.5 Abtretungsverbot

Sie dürfen Ihre Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Anbieters abtreten.

13.6 Keine Verzichtserklärung

Wenn der Anbieter die Durchsetzung eines Rechts verzögert oder unterlässt, stellt dies keinen Verzicht auf dieses Recht dar.

14. Kontakt & Support

Bei Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen oder zur Nutzung von InvoiceSnap erreichen Sie uns unter:

Eine Support-SLA wird nicht geschuldet. Anfragen werden nach bestem Bemühen bearbeitet.